El concepto de Socialización se viene utilizando para definir la reutilización y préstamo de libros de texto y material escolar a los Alumnos de los colegios, proyecto donde se involucran todos los miembros de la comunidad educativa del centro: profesores, padres y alumnos.
Nace primordialmente como respuesta a la negativa de las administraciones públicas a la implantación de la gratuidad de los libros de texto, gastos cuyo coste es asumido íntegramente por las familias.
En GesAMPA no solamente se pueden gestionar los libros de texto, sino cualquier material escolar susceptible de ser prestado y reutilizado: uniformes, material de dibujo y diseño, equipos informáticos, equipamiento deportivo, etc.
Para el desarrollo del proyecto de «Socialización de Artículos» intervienen tres módulos del programa:
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Actividades (opción 1 del menú principal)
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Artículos del Almacén (opción 4 del menú principal)
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Familias de Artículos (opción 4 del menú principal)
En el caso de que se decida cobrar a las familias una cuota simbólica para acceder al servicio de «Socialización», dicha gestión deberá realizarse en una Actividad distinta, del tipo «Generador libre de recibos» ya que por su flexibilidad permitirá generar los recibos necesarios.
MÓDULO DE FAMILIAS DE ARTÍCULOS
La finalidad de usar familias de artículos es la de agrupar los artículos por un concepto determinado de tal forma que sea muy fácil capturar los artículos de una familia desde la ficha de la Actividad.
En el ejemplo de la imagen se ha creado una estructura de familias y subfamilias para la socialización de libros de educación primaria, secundaria y bachillerato.
MÓDULO DE ARTÍCULOS DEL ALMACÉN
Básicamente se trata de dar de alta las fichas de cada artículo del almacén y en cada una de ellas generar tantos «Números de Serie» como ejemplares físicos tenemos del mismo artículo.
Esos números de serie estarán formados por el contenido del campo Referencia del Artículo y cinco dígitos numéricos empezando por el 00001.
Cuando se da de alta cada artículo se debe marcar el check «Artículo para Socialización» situado en la pestaña «Identificación», activándose otra pestaña denominada «Socialización», que será donde se generen y controlen todos los números de serie.
Los campos Referencia, Nombre y Familia son obligatorios.
Los campos Fabricante, Impuesto y PVP no son necesarios y no influyen en el comportamiento del módulo.
Pulsando el botón «Generar números de serie» se abrirá una pequeña ventana para indicar cuantos números de serie se quieren crear. Introducir un valor numérico y pulsar el botón «Aceptar» para iniciar el proceso».
Si se vuelve a pulsar el botón se generarán nuevos números de serie y su numeración será siguiente a la del último creado.
El campo Stock de la pestaña Identificación se actualizará automáticamente con las cantidades de números de serie creados, minorándose si el campo «Estado Ok» = No.
Cada número de serie podrá estar en poder de un solo alumno, y cuando sea devuelto podrá entregarse a otro.
El funcionamiento se asemeja al de una biblioteca, donde se controla quien lo tiene en ese momento, si está reservado, el número de veces que ha sido usado y si su estado es correcto Ok.
Si el estado en el que se encuentra algún número de serie no es óptimo para ser usado, deberá darse de baja (Estado Ok=No).
Marcar los números de serie que quieren darse de baja haciendo click en la casilla de la primera columna de la rejilla y pulsar el botón «Seleccionados», seleccionando la opción «Marcar como en Mal Estado los seleccionados».
Esos números de serie no se borran, solamente se «desactivan» para evitar que puedan ser usados en la Actividad de Socialización.
En el caso de que el número de serie no se utilizase nunca, puede borrarse definitivamente siguiendo el mismo proceso pero eligiendo la segunda opción «Borrar los seleccionados».
Para identificar correctamente cada número de serie «físico» se pueden imprimir etiquetas adhesivas. Seleccionar los números de serie que quieren imprimirse marcando la casilla de la primera columna y a continuación pulsar el botón «Imprimir».
En el programa se ha configurado el modelo de etiqueta APLI-01271, tamaño de hoja DIN-A4, 27 etiquetas por página en una matriz de 9 filas x 3 columnas. El tamaño de cada etiqueta es de 70 x 30 mm.
Una vez finalizada la tarea de dar de alta todos los artículos y sus correspondientes números de serie, la búsqueda de los artículos del almacén debería presentar una rejilla similar a esta.
MÓDULO DE ACTIVIDADES
El grueso de todo el trabajo reside en la ficha de la Actividad, que deberá identificarse del tipo «Socialización».
Es importante indicar el periodo de inicio y fin de la actividad, poniendo especial interés en la fecha de finalización ya que será utilizada como plazo máximo para la devolución de los artículos entregados a cada alumno.
Como primer paso se deben crear los Grupos dentro de la actividad. Siguiendo el ejemplo se crearán tantos Grupos como Familias se crearon, es decir:
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Primero de Primaria
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Segundo de Primaria
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Tercero de Primaria
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etc…
A continuación, en la pestaña «Preselección» de la ficha de un Grupo, se capturarán los artículos que se han definido anteriormente como «Socialización» y que pertenecen a una Familia determinada.
Pulsar el botón «Seleccionar Artículos por Familia» y de la lista elegir la deseada, en el ejemplo selecionamos la Familia «Primero de Primaria».
El resultado será la captura automática de todos los Artículos que pertenecen a la Familia elegida.
Si se ha definido una Familia de Artículos comunes a todos o varios Niveles, se puede volver a pulsar el botón y elegir esa Familia para capturar sus artículos relacionados.
En el caso de necesitar desligar uno o varios artículos asignados a ese Grupo, bastará con seleccionarlos marcando su casilla en la primera columna y pulsando a continuación el botón «Desligar del Grupo los Seleccionados».
En todo momento tenemos información del stock real de cada artículo, número de alumnos inscritos, unidades entregadas, unidades reservadas y cuantas unidades de más hacen falta para poder dar servicio a todos los inscritos.
Si hacemos doble click en uno de los Artículos obtendremos una rejilla con información de Nivel y Nombre del Alumno, Número de Serie asignado, fecha de entrega y fecha de devolución.
Si se necesita disponer en papel de la misma información que aparece en pantalla, existe un informe predefinido.
Seleccionar las casillas de la primera columna de los Grupos de los que queremos información, pulsar el botón «Opciones de impresión» y la subopción «Resumen de Artículos de Socialización por Grupos».
El siguiente paso es el de asignar Alumnos al Grupo al que pertenecen.
Desde la pestaña «Alumnos» pulsar el botón «Multiselección de Alumnos», en el formulario de búsqueda marcar «Alumnos de un Nivel» y el check «Asignar seleccionados a un Grupo existente», para iniciar el proceso de captura pulsar el botón «Iniciar captura (F5)».
En primer lugar aparecerá un localizador para elegir el Grupo al que que se quiere relacionar los alumnos, elegir uno y pulsar el botón «Selec». El segundo localizador corresponde a los Niveles de Alumnos, elegir el deseado y pulsar el botón «Selec». Todos los Alumnos que pertenecen al Nivel seleccionado serán capturados y se les asignará el Grupo elegido al principio.
Además de presentar el Nombre, Nivel y Grupo del Alumno capturado en la Actividad, se dispone de información numérica de la cantidad de Artículos seleccionados, los entregados y los devueltos.
Hay disponible un listado de Artículos Entregados y Devueltos pulsando el botón «Imprimir», subopción «Imprimir lista artículos entregados y devueltos». Al seleccionar el listado preguntará si se quieren descartar los Artículos Devueltos, responder «Si» filtrará los datos presentando unicamente los pendientes de entregar.
A medida que los Alumnos se «Inscriban» en la Actividad, se tienen que capturar los artículos de su Grupo.
Desde la ficha del Alumno pulsar el botón «Escoger Artículos del Grupo (Inscripción)», aparecerán todos los artículos que se definieron para ese Grupo.
En este punto no hay ningún artículo reservado por lo que se pueden «desligar» los artículos en los que el Alumno no está interesado. Bastará seleccionarlos marcando la casilla de la primera columna y pulsando el botón «Desligar».
Cuando se crea conveniente se puede realizar la «Reserva» de los Artículos. El concepto de reservar significa que se asigna un Número de Serie concreto de cada Artículo al Alumno.
Ese número de serie no podrá usarse para nuevas reservas hasta que deje de estar reservado. En el caso de querer liberar la reserva se puede desligar marcando su casilla de la primera columna y pulsando el botón «Desligar».
El siguiente paso es la entrega de los artículos al Alumno.
Se marcan en la casilla de la columna izquierda los Artículos que se van a entregar (generalmente se marcan todos los reservados), se pulsa el botón «Seleccionados» y la subopción «Entregar los Artículos al Alumno».
La fecha de entrega coincide siempre con la del sistema.
Es posible imprimir un documento de entrega donde se indica el nombre del Alumno, la fecha tope para la devolución de los Artículos (ver la fecha de fin de actividad en la pestaña «Identificación»), detalle de todos los Artículos y las firmas de la persona autorizada del AMPA y del Tutor del Alumno.
Pulsar el botón «Imprimir» y en la ventana del localizador seleccionar la persona de la Junta Directiva responsable de la entrega de los Artículos (generalmente Secretaria/o o Tesorera/o)
Una vez que un Artículo ha sido «entregado» solo queda una opción posible: devolverlo.
Se marcan todos los Artículos que el Alumno devuelve, se pulsa el botón «Seleccionados» y la subopción «Devolución de Artículos por el Alumno».
La fecha de devolución coincide siempre con la del sistema.
