La gestión de Taquillas en un centro escolar resulta una tarea engorrosa y que requiere mucho tiempo y esfuerzo para que el servicio sea totalmente correcto.
Si tu AMPA es una de las muchas que gestiona las Taquillas, ahora tienes una herramienta que intentará facilitarte esa tarea.
Para el control del servicio intervienen dos módulos del programa:
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Actividades (opción 1 del menú principal).
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Gestión de Taquillas (opción J del menú principal 2).
Veamos el proceso paso a paso.
MÓDULO DE ACTIVIDADES
Desde el módulo de Actividades gestionarás los Alumnos que solicitan una Taquilla, crearás los recibos correspondientes y controlarás su cobro.
En el caso de que en tu AMPA no cobreis por este servicio, este paso puede ser muy util también para registrar las solicitudes de cada Alumno por fecha.
En el ejemplo de la imagen se ha utilizado una Actividad Extraescolar, capturando los Alumnos que han solicitado una Taquilla y creando su Grupo correspondiente según su Nivel.
Para fijar los importes de la fianza y el precio del alquiler, puedes usar el botón del formulario de Grupos «Definir el mismo importe a todos los Grupos». Al pulsarlo aparece una ventana donde se definen los importes para los Socios y los No Socios del AMPA.
El resto de la operativa en la Actividad, como crear los recibos o emitir una remesa de Adeudos Directos SEPA, es un proceso que se detallará en otro lugar de esta web.
MÓDULO DE GESTIÓN DE TAQUILLAS
El acceso a este módulo es a través del menú principal «2. Alumnos, Padres y Tutores», opción «J. Gestión de Taquillas», rediseñado para dar cabida a esta nueva opción.
Al no existir datos en este módulo, el aspecto es el de la imagen, pero en poco tiempo la pantalla se llenará de información. Las opciones que ofrece son:
En la parte izquierda están:
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Proceso de Crear Taquillas.
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Filtros.
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Vista en rejilla de las Taquillas.
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Vista en rejilla de las Incidencias sin resolver.
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Rejilla de Ubicaciones de las Taquillas.
En la parte derecha se situan las Taquillas.
DEFINIR LA UBICACIÓN DE LAS TAQUILLAS
En esta rejilla se gestionan las Ubicaciones donde están situadas las Taquillas.
Para dar de alta una nueva Ubicación, haz click derecho con el ratón y elige la opción «Formulario Alta» (o doble click en una zona vacía de datos).
Para modificar/borrar una existente situate en ella y haz doble click del ratón (o botón derecho del ratón y elige la opción «Formulario Modificación»).
El formulario de una Ubicación debe completarse solo con dos campos: Nombre o descripción de la ubicación de las taquillas y la Planta del edificio.
Las Ubicaciones son para siempre, no varían con el cambio de curso escolar, pero siempre se pueden modificar si hay cambios.
La base de datos puede contener más de 65.000 Ubicaciones distintas, de sobra, seguro.
Para borrar una Ubicación no puede haber ninguna Taquilla asociada.
Al finalizar la entrada de datos de todas las Ubicaciones, la rejilla puede parecerse a la de la imagen:
CREAR LAS FICHAS DE LAS TAQUILLAS
De momento no hay ninguna Taquilla creada, solo las Ubicaciones donde estarán instaladas.
Pulsa en la opción «Crear Taquillas» para iniciar el proceso automatizado de Alta de las Taquillas.
Este proceso te permite definir:
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el rango de numeración de las Taquillas a crear.
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la Ubicación de todas.
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el número de llaves disponibles de todas.
Bastará pulsar el botón «Aceptar» para que el proceso se ejecute.
Al finalizar el proceso de creación de Taquillas aparece una ventana informando de ello.
Si intentas crear Taquillas con una numeración que ya existe, el proceso no te hará caso, obviamente, y al finalizar te presentará una ventana con información de lo que ha hecho.
Ahora si que puedes ver las Taquillas en la parte derecha de la pantalla. Las dimensiones variarán según el número de Taquillas existentes y los filtros aplicados.
Hemos realizado pruebas y se ven bien unas 720 Taquillas a la vez, en una resolución de pantalla de 1600×900 pixels. En este caso el tamaño sí importa, en un monitor FullHD de 23″ se ve de lujo, en un portatil de 15″ hay que dejarse la vista y tener un pulso de cirujano.
Pero que no cunda el pánico, si tienes muchas y no se ven con el tamaño adecuado, puedes utilizar los filtros para delimitar el rango de Taquillas a visualizar en pantalla.
Por ejemplo, desmarca el check «Todas las Ubicaciones», y haz click en una de las Ubicaciones de la rejilla.
Si deseas ver las Taquillas en una rejilla, con el filtro actual, pulsa en la opción «Ver en rejilla».
Desde la rejilla puedes ver la ficha de cada Taquilla haciendo doble click del ratón en la seleccionada.
También dispones de un listado, agrupado por Ubicaciones, que podrás imprimir cuando sea necesario.
ESTADO / INCIDENCIAS DE TAQUILLAS
Llegamos al momento en el que debemos gestionar las Taquillas. Haciendo un simple click en la Taquilla deseada aparecerá su formulario.
Cuando se crearon las Taquillas con el proceso automático, en todas se puso su Estado como «Libre», pero es posible que alguna esté Inoperativa por defectos graves. Si ese es el caso, cambia el valor del campo para que se conozca esa circunstancia en cualquier momento.
Es recomendable llevar un registro de las incidencias / deficiencias de cada Taquilla. En la pestaña «1. Incidencias», haciendo doble click en una zona vacía de la rejilla (o botón derecho y opción «Formulario Alta»), puedes almacenar toda esa información de forma clara y concisa.
Recuerda que no debes cambiar el Estado de una Taquilla excepto cuando esté Inoperativa por graves deficiencias y no pueda usarse. Utiliza las Incidencias para gestionar pequeños daños.
Cuando una Incidencia tiene vacío su check «Incidencia resuelta», un proceso marca en la ficha de la Taquilla el check «Tiene desperfectos».
Esto permite, sobre todo, filtrar esta circunstancia en el menú. En cualquier momento se puede filtrar la base de datos para que presente solamente las taquillas que tienen «Incidencias/Desperfectos».
Al igual que con las Taquillas, puedes ver todas las Incidencias sin resolver en una rejilla, haciendo click en la opción «Ver Incidencias pendientes».
También dispones de un listado para imprimir, ordenado por número de Taquilla, por si fuese necesario.
ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE TAQUILLAS
Pulsa el botón «Entregar» para iniciar el proceso de entrega de la Taquilla a un Alumno, después de haber comprobado el pago de la fianza y alquiler definido en la Actividad, si es el caso.
Identifica el Alumno y la fecha que se realiza la operación. Para localizar un Alumno dispones del localizador con 2 indices exclusivos, donde los que ya tienen una Taquilla asignada no aparecen indexados:
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Indice «Alumnos sin Taquilla».- Ordenado alfabeticamente para localizar rapidamente el Alumno por su nombre.
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Indice «Alumnos sin Taquilla por Nivel.- Agrupado primero por nombre de Nivel y después por el nombre del Alumno.
Pulsa el botón «Entregar Taquilla» para que la misma sea marcada como «Ocupada».
La Taquilla ya está entregada al Alumno y su estado ha cambiado a «Ocupada».
Como tiene una incidencia sin resolver, el check «Tiene desperfectos» aparece marcado.
Puedes ver la ficha principal del Alumno haciendo click en el icono situado a la derecha del campo «Alumno».
A veces es necesario ver la información desde multiples sitios, y por eso, en la ficha del Alumno se ha incorporado:
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Un nuevo campo conteniendo el código de Taquilla asignada.
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Un icono «lupa» para ver la ficha de la Taquilla asignada.
Recuerda que todas las operaciones de «Entrega» y «Devolución» de Taquillas debe hacerse desde el menú correspondiente, nunca desde la ficha principal de un Alumno.
Solo nos queda el proceso de «Devolución» de una Taquilla.
Al recepcionar la llaves, y comprobar el estado real de la Taquilla, haremos click en el botón «Devolver».
Mediante un pequeña ventana solo nos preguntará la fecha de devolución. Por defecto presenta la fecha actual, si necesitas cambiarla recuerda que el formato para introducir las fechas es ddmmaa (sin espacios, ni guiones, ni nada).
Pulsa el botón «Aceptar» para que la devolución quede registrada.
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El estado de la Taquilla ha cambiado a «Libre»
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El contenido de los campos Alumno y Nivel está vacío.
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El botón «Entregar» vuelve a estar activado.
En la pestaña «2. Historial» se refleja la historia de la Taquilla, con las fechas de entrega y devolución, nombre del Alumno, Curso Escolar y Nivel en el que fue alquilada/cedida.
